BPMN, ou Business Process Model and Notation, é uma das principais ferramentas que as empresas utilizam para modelar processos. A Notação para Modelagem de Processos de Negócios é o padrão que fornece a capacidade de entender seus procedimentos de negócios em uma notação gráfica, e dará a capacidade de comunicar essas etapas.
Em uma empresa pequena, é normal que as atividades sejam facilmente gerenciadas em uma planilha. Contudo, conforme ela vai crescendo, os processos se tornam cada vez mais complexos, inclusive envolvendo mais de um setor.
Então, o BPMN tem a finalidade de organizar melhor esse fluxo. Isso porque a esquematização em forma de diagramas ajuda a entender o que precisa ser feito, servindo, inclusive, como uma maneira de se comunicar visualmente.
Toda essa estrutura é feita dentro de um software de Modelagem de Processos de Negócios. Nele, profissionais de diversas áreas conseguem mapear as abordagens necessárias para se alcançar os resultados esperados, fazendo uma leitura do funcionamento da empresa e de cada setor.
Quer saber mais sobre o que é BPMN e sua finalidade, qual a sua relação com BPM e os principais elementos que compõem a notação? Então, continue a leitura!
O que é BPMN e sua finalidade?
BPMN significa Notação para Modelagem de Processos de Negócios, e é uma representação visual, em método de fluxograma que serve para modelar as várias etapas do planejamento do processo de negócios, de ponta a ponta.
Essa representação é feita por meio de símbolos e ícones que devem indicar o fluxo do processo. Como a Gartner sugere, serve para vincular a estratégia da empresa ao desenvolvimento de sistemas de TI. Tudo isso com o objetivo de garantir o valor do negócio.
Mas, afinal, o que significa notação?
Basicamente, é um conjunto padronizado de símbolos, determinando o significado de cada ícone. Isso facilita a comunicação sobre o fluxo, servindo como um guia não prescritivo e constante para otimizar a avaliação de soluções.
Essas regras e símbolos devem ser padronizados exatamente para que todos os profissionais que estejam envolvidos no processo consigam identificar, com clareza, cada etapa e o que precisa ser feito.
Além disso, com o BPMN é possível observar os gaps e oportunidades de melhoria da fase de análise. Assim, servem de insumo para que os analistas consigam realizar a modelagem de um novo processo de negócio que será implantado.
Muitos desses métodos têm como principal objetivo a automatização em soluções de BPMS (Business Process Management Suite, a ferramenta utilizada para gerenciamento do BPM) para permitir o controle e monitoramento da execução completa dos processos de negócio e de seus indicadores (KPI).
Agora você já sabe o que é BPMN e sua finalidade. Antes de falar sobre os elementos e símbolos principais da notação, é importante conceitualizar BPM para um maior entendimento dessa metodologia.
Qual a relação entre BPMN, BPM e BPMS?
BPM é a sigla para Business Process Management, ou Gerenciamento de Processos de Negócio. Podemos defini-la como uma disciplina gerencial que integra as estratégias, a tecnologia e os objetivos da organização. Assim, o seu foco é gerar resultados consistentes para as companhias.
Já BPMN, como você viu, é uma linguagem padronizada, formada por símbolos que representam os fluxos do processo. Dentro desse diagrama são mapeados quatro grupos de elementos da notação, que será indicado a seguir.
Enquanto o método BPM é uma filosofia gerencial que pode ser colocada em prática, servindo para otimizar os processos internos, o BPMN é o responsável por facilitar o entendimento dessas análises, por meio da forma gráfica.
Já o BPMS, que foi citado brevemente, é o software que mapeia e monitora processos, seguindo a disciplina BPM, além de fazer a automatização de processos com BPMN.
Então, BPM e BPMN são duas estratégias que se complementam e que podem utilizar o BPMS como uma ferramenta para:
- tornar os processos mais eficientes;
- integrar os setores da empresa;
- acelerar a transformação digital;
- melhorar a gestão de informações e documentos;
- auxiliar no monitoramento de desempenho.
Para entender em detalhes sobre como funciona o ciclo BPM, confira este conteúdo:
< Conheça as fases do ciclo BPM e como implementá-lo em sua empresa / >
Quais os elementos da notação BPMN?
A metodologia BPMN surgiu, primeiramente, como uma colaboração entre empresas de ferramentas de modelagem. Contudo, cada uma possuía suas notações (ou seja, os próprios símbolos), o que dificultava o entendimento.
Atualmente, a notação BPMN é mantida pela OMG (Object Management Group), que é responsável por estabelecer os padrões e atualizá-los, quando necessário.
Então, o diagrama BPMN é composto por quatro categorias.
- Objetos de fluxo;
- Objetos de conexão;
- Raias;
- Artefatos.
Objetos de fluxo
É a categoria básica para estabelecer o comportamento do processo de negócio. É dividido em:
- Eventos (Events): referem-se a situações que podem aparecer no processo, afetando diretamente o fluxo;
- Atividades (Activities): etapas lógicas que ocorrem dentro do processo, indicando o que precisa ser feito;
- Porta de entrada ou Desvios (Gateways): ponto decisório que pode indicar o ajuste dos eventos.
Objetos de conexão
Indicam os fluxos de sequência, ou seja, simboliza a maneira como os objetos se conectam. Também podem ser divididos em três:
- Fluxos de sequência: indicam a ordem que as tarefas devem ser realizadas;
- Fluxos de mensagem: descreve as mensagens entre emissor e receptor que se encontram em departamentos (ou piscinas) diferentes;
- Associações: faz a ligação entre artefatos.
Raias
Funcionam como atividades em categorias visuais separadas, ou seja, são divisões dentro do diagrama. São separadas em duas:
- Piscina (Pool): traz os fundamentos mais importantes do processo, abarcando os participantes;
- Raia (Lane): subdivisão da Piscina, servindo para organizar as atividades do processo.
Artefatos
São informações adicionais utilizadas para acrescentar um maior detalhamento ao diagrama, funcionando como anotações complementares. São três:
- Objetos de dados: mostra as informações necessárias para uma tarefa;
- Grupo: indica o agrupamento de atividades, servindo apenas como uma indicação, sem alterar o fluxo do diagrama;
- Anotações: são usadas para fornecer dados adicionais ou maiores explicações.
Cada uma dessas categorias possuem um grupo de elementos, com inúmeros símbolos que ajudam na modelagem dos processos. Confira os principais ícones, cada um com suas indicações:
< Leia também: Dicas práticas para potencializar a sua carreira em BPM / >
Desafios da automatização de processos com BPMN
As equipes de Tecnologia da Informação (TI) são responsáveis por desenvolver as automatizações de processos com BPMN. Mas, muitas vezes, se deparam com processos modelados que não seguem as boas práticas, o que dificulta a automatização nas suítes de BPMS de mercado.
Como exemplos, há a utilização de simbologias que não pertencem ao BPMN, a modelagem de passos em vez de tarefas, dentre diversas outras más práticas.
Essa situação decorre do desconhecimento de alguns analistas de processos da notação BPMN e das características das suítes de BPMS.
BPMN: exemplos de processos com BPMS
Vamos tomar como exemplo uma suíte de BPMS, que é uma das mais acessíveis do mercado. Trata-se do Bizagi.
O Bizagi possui uma plataforma (parte free/parte paga), disponível em diversas línguas. Um de seus produtos é o Bizagi BPMN Modeler, um aplicativo freeware para diagramar, documentar e simular graficamente processos no formato padrão BPMN.
Na solução Bizagi Modeler, o analista pode produzir desenhos de processos em BPMN que estão corretos do ponto de vista da notação. No caso abaixo, veja um simples processo, a título de exemplificação, que demonstra a comunicação entre cliente e uma empresa do ramo de call center.
Pode-se observar que o desenho em BPMN do processo de negócio apresenta duas piscinas no mesmo diagrama, conforme é previsto pelo BPMN. Isso porque o processo demonstra a interação entre dois atores totalmente distintos.
Ao realizar a importação do desenho apresentado na Figura 1 para o Bizagi Studio, pode-se observar que a automatização do processo de negócio não se dará exatamente da mesma forma que foi desenhada pelo analista de processo.
Isso ocorre porque a maioria das soluções de BPMS não permite que a equipe de TI realize a automatização de um desenho de processo de negócio que contenha mais de uma piscina no mesmo diagrama.
Já na Figura 2, observa-se que, ao importar a modelagem na solução Bizagi Studio, é apresentada uma tela para selecionar de forma separada a criação dos processos dentro da suíte BPMS em questão.
Vale ressaltar que, do ponto de vista da automatização, não há problemas em ter as piscinas em diagramas de processos de negócio separados fisicamente.
Contudo, pode acontecer do analista de processo não ter conhecimento dessas restrições impostas pelas soluções de BPMS. Isso pode fazer com que o profissional sinta que o processo automatizado não será o mesmo que foi proposto na fase de desenho (considerando o ciclo de vida descrito no CBOK versão 3.0).
Então, após a importação do exemplo no Bizagi Studio, tem-se dois diagramas segmentados por processo de negócio conforme demonstrado na Figura 3.
Alguns podem pensar que essa restrição ocorreu porque o desenho do processo de negócio foi realizado no Bizagi Modeler e depois importado no Bizagi Studio. Logo, seria racional pensar que se fosse realizado diretamente no Studio, essa restrição não ocorreria.
Contudo, conforme demonstrado na Figura 4, pode-se observar que a própria suíte de BPMS já restringe a utilização de apenas uma piscina por diagrama. Isso elimina a possibilidade de ter em um mesmo diagrama mais de uma piscina, o que na prática representa mais de um processo de negócio segundo a BPMN.
Ainda utilizando como exemplo a suíte Bizagi, poderiam ser elencados diversos outros exemplos em que uma modelagem de processo que considere apenas a notação BPMN padrão, enfrentaria um handoff entre o que foi desenhado e o que foi automatizado.
Alguns seriam até mais críticos, pois a notação BPMN possui uma simbologia extensa e as soluções de BPMS ainda não estão em um nível de maturidade suficiente para suportar todos esses elementos do ponto de vista de automatização.
Apesar de ter sido utilizado a suíte Bizagi Studio na versão 11.1 como exemplo, é importante ressaltar que outras soluções de BPMS do mercado como Oracle, IBM, dentre outras também apresentam restrições.
Isso precisa ser de conhecimento dos analistas de processo já no início dos projetos que têm como objetivo a automatização nessas suítes de BPMS.
Qual a importância do analista de processos?
Vários estudos mostram como o BPM ajuda organizações a crescerem e acompanharem a transformação digital.
Cada vez mais, as empresas e times de analistas precisam buscar conhecimentos especializados para terem sucesso na modelagem BPMN e automatização de processos de negócio em BPMS.
Uma pesquisa global da consultoria McKinsey aponta a automatização no ambiente corporativo como a chave para o sucesso num mundo altamente competitivo. O analista de processos de negócios é uma parte fundamental para acompanhar essa evolução do mercado.
Nesse sentido, cursos como MBA em Análise de Processos de Negócio podem fazer toda a diferença para sua trajetória profissional.
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Como esse curso, você irá aprender na prática ferramentas de modelagem, simulação de processos e suítes para se tornar um verdadeiro profissional Analista de Processo de Negócios.
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