Com uma rotina atarefada e constantes demandas surgindo o tempo todo, qualquer profissional, mesmo gestores, podem se sentir perdidos sobre o que está em andamento.
Mesmo que você tenha sua forma de gerenciamento de atividades, sem um organizador de tarefas o que está sendo realizado pode gerar resultados fora do esperado. E você não quer isso, certo?
Está cada vez mais comum que as equipes utilizem ferramentas de gestão de trabalho para ter maior eficiência e produtividade no cotidiano. Contar com a ajuda da tecnologia pode ser o estímulo que falta para você e seus colegas atingirem aquela meta ou estimativa que tanto almejam.
Por isso, neste artigo você vai conferir os principais motivos para investir em um app organizador de tarefas e encontrar as melhores opções do mercado para isso. Vamos lá?
O que é um organizador de tarefas?
Nada mais é do que uma ferramenta online que reúne diversos recursos para listar, analisar e gerenciar atividades e projetos recorrentes do trabalho.
Ou seja, é uma forma de organizar o seu dia a dia, as demandas que devem ser realizadas e trocar com os colegas e membros da equipe sobre as descrições e responsabilidades de cada um.
Mas como gerenciar tarefas? Dentro de um organizador de tarefas existem diversas funcionalidades que agilizam o trabalho de qualquer pessoa, como: checklists, campos personalizados, cronogramas, chats, formulários, bloco de notas, aba de anexos e outros elementos que garantem maior organização e produtividade no dia a dia.
Portanto, é um método que ajuda a todos e em qualquer trabalho, de forma que faz as entregas serem efetuadas com a melhor qualidade e dentro dos prazos estabelecidos.
Por que é interessante investir em um organizador de tarefas?
Seu nome por si só já diz muito “organizador de tarefas”, da palavra “organização”, de dispor e estruturar coisas, arrumar.
Se você muitas vezes se sente sobrecarregado com a quantidade de demandas pendentes, ou passa mais tempo pensando o que fazer do que realizando uma tarefa de fato, é porque falta uma ferramenta de gerenciamento de tarefas na sua vida.
Ter um organizador de tarefas online ajuda a você manter o fluxo de trabalho centralizado e prático no cotidiano profissional, além de:
- Melhorar a classificação e listagem tarefas;
- Acompanhar o que está sendo feito e o que falta iniciar;
- Entender os prazos e as responsabilidades de cada membro;
- Antecipar e evitar riscos no meio do andamento de processos;
- Melhorar a centralização as demandas;
- Melhorar a comunicação entre equipes;
- Possibilitar a criação de um cronograma online;
- Proporcionar acessibilidade e integração dos profissionais de uma mesma equipe.
Sabe quando você quer fazer uma receita, mas são muitos ingredientes e não sabe por onde começar a comprar os produtos para depois iniciar a comida? O que você faz para resolver isso?
Organiza uma folha com o que é preciso. Isso é a organização e no ambiente de trabalho funciona da mesma forma, mas com um facilitador de poder fazer tudo de forma online e automatizada, otimizando tempo.
Confira os 15 melhores organizadores de tarefas do momento!
Entendendo o conceito e a importância de ter um organizador de tarefas online, resta a dúvida sobre como saber qual melhor se encaixa aos seus objetivos.
Saiba que existe uma infinidade de opções para você utilizar, sendo algumas mais intuitivas, outras mais automatizadas. Tudo vai depender da sua necessidade e momento atual no trabalho, pois algumas ferramentas possuem melhores recursos no modelo pago, embora outras de forma gratuita já oferecem muita coisa.
Confira abaixo 15 dos principais organizadores de tarefas online para você usar e deixar seu cotidiano com melhor gerenciamento e eficiência.
1. Google Agenda
Um dos mais buscados e essenciais na rotina de qualquer profissional é o Google Agenda. Isso ocorre porque ele é um complemento na sua organização de tarefas, visto que faz uma vinculação direta com seu e-mail, com a opção de colocar lembretes sobre cada tarefa ou evento que você tenha.
Funciona como uma agenda virtual, mantendo controle sobre o que você faz e o tempo destinado a cada coisa.
O lado bom é que ele é gratuito e qualquer pessoa que possua uma conta no Gmail pode utilizá-la. No entanto, um ponto negativo seria isso de ter uma conta, pois se você não possui, não consegue usar.
2. Trello
O Trello é uma das ferramentas mais populares quando falamos de gerenciador de tarefas. Por ter muitas funções de forma gratuita, acaba por ser o preferido de muitas equipes.
Além disso, possui uma interface de fácil entendimento e pode ser customizavel de diversas formas e cores.
Nele você cria quadros, colunas e listas, além de colocar responsáveis, descrições, anexos, formulários e comentários, sendo útil para qualquer tipo de projeto ou de atividade, já que não impõe limites aos usuários.
Mesmo com tantos benefícios, uma desvantagem são as limitações de tarefas por projetos com sua não disponibilidade de criar subtarefas igual às outras ferramentas. É pouco automatizado, também!
3. Evernote
Sabe quando você está no dia a dia e algumas ideias surgem na sua cabeça? O Evernote funciona como um bloco de notas, aqueles que antigamente tínhamos em papel, ou mesmo quando usamos o do celular.
O benefício desse aplicativo é que ele fica salvo com seu login, podendo ser acessado de qualquer lugar e ótimo para organização das ideias, tarefas e eventos.
Seu grande diferencial são os lembretes, que podem ser feitos a qualquer hora e de várias formas diferentes. Outro é a possibilidade de digitalizar recibos e documentos importantes, concentrando tudo em um único espaço. Assim, você não precisa recorrer à instalação de diversos aplicativos, por exemplo.
A desvantagem seria que a versão gratuita é limitada a espaço e funções.
4. Wunderlist
O Wunderlist é o antigo organizador de listas de tarefas da Microsoft. De interface simples e com uma estética clean, ele é focado na gestão de checklists com integração no Outlook.
Se você é do time que usa tudo da Microsoft, como e-mail, calendário, contatos, essa é a melhor opção.
Nele você reúne em um local só todas as tarefas pessoais e profissionais, e de forma gratuita. Um ponto negativo é que a plataforma não funciona offline.
5. Slack
A gente sabe que a comunicação é um dos pontos essenciais para qualquer backlog e execução de projetos, certo?
O Slack é uma ferramenta que cria grupos de trabalho para otimizar a comunicação e ajudar a ter segurança na troca de informações relevantes para o bom andamento dos times de trabalho.
Através dele você cria canais diferentes para cada grupo e define que todas as informações serão trabalhadas por lá, evitando que algo seja perdido na fase pré-evento. E ainda possui algumas integrações, como o Google Drive e o Google Agenda.
A desvantagem seria a incapacidade de trabalhar simultaneamente em diferentes contas, bem como restrições na versão gratuita.
6. Google Docs
O Google Docs é outra ferramenta do Google e ótima para organizar tarefas para deixá-las todas na nuvem. Ou seja, que sejam acessados por qualquer pessoa que tenha o link de compartilhamento.
É uma ótima opção na hora da execução e brainstorming de ideias.
A limitação é que você não cria uma agenda ou um quadro organizador de tarefas como as outras ferramentas.
7. Notion
O Notion é um aplicativo desenvolvido para a organização de tarefas diárias, mas também serve para projetos de curto, médio e longo prazo, e trabalhos em equipe.
Nele você encontra recursos para criar um sistema de gerenciamento próprio, como checklists, tabelas, páginas sincronizadas, bullet points e mais.
Seus pontos fortes são a sincronização automática entre o aplicativo, a versão desktop e a versão online, que funcionam sem acesso à internet, e o plano gratuito tem grande usabilidade.
Os pontos contras seriam em relação a performance do app pelo celular e problemas de sincronização. Ainda assim, é um ótimo organizador de tarefas.
8. Asana
Essa é uma das ferramentas mais indicadas para acompanhar o trabalho de um time.
Dentre os principais recursos oferecidos pelo app estão a facilidade de poder adicionar novas tarefas, listas de pendências, projetos, lembretes e solicitações; acompanhar e monitorar o andamento de cada atividade; trocar ideias com os membros da equipe, esclarecer dúvidas e realizar comentários nas postagens.
Ele tem uma estética e ideias parecidas com a do Trello, mas com maiores personalizações e automatizações.
Além disso, é possível usar o aplicativo também offline, embora poderia ser mais completo em relatório e disponibilização de gráficos em relatórios.
9. Any.do
O Any.do funciona como um planejador livre que pode te ajudar na hora de gerenciar tarefas, lembretes, eventos de calendário, listas de compras e muitas outras atividades.
Disponível tanto em desktop como em celulares, ele possui integração com diversos aplicativos de uso cotidiano, o que o torna um de seus diferenciais.
No entanto, pode ser limitado em alguns recursos.
10. Basecamp
Voltada para o âmbito profissional, o Basecamp é uma ótima opção para gerenciar equipes, reduzindo possíveis falhas na comunicação que ocorrem por causa da multiplicidade de lugares de comunicação, como WhatsApp, e-mail, entre outros.
Resumidamente, ele faz qualquer trabalho ser menos trabalhoso.
No entanto, com essas características diferenciadas, ele acaba por ser forte na comunicação e colaboração, mas menos eficiente na gestão de demandas mesmo.
11. OneNote
É um aplicativo da Microsoft de anotação de tarefas. Ele é uma boa opção para integrações com a ferramenta, mas limitado em outros recursos, porque funciona como um bloco de notas, mesmo com suas personalizações.
12. Zoho Vault
O Zoho é para quem tem o costume de esquecer as próprias senhas, pois ele é uma plataforma que vai armazenar seus acessos de todo e qualquer site que seja relevante para sua rotina.
Seja no Android, no iOS ou no site da ferramenta, você pode armazenar senhas, notas, dados bancários ilimitados e qualquer tipo de informação sensível.
13. Google Keep
É ótimo para guardar ideias, referências e servir como um Swipe File do seu trabalho.
O Google Keep é uma ferramenta que auxilia a organização de notas e lembretes, onde você pode criar em formato de texto, áudio (ditado), imagem e até desenho.
O usuário também pode criar checklists com agendamento de datas e horários, além de adicionar marcadores às notas e tarefas.
No entanto, se não bem organizado, sua interface pode ser confusa.
14. Todoist
O melhor organizador de tarefas em listas, o Todoist é muito simples e intuitivo.
Ele trabalha a partir de listas, que podem ser organizadas em projetos e classificadas através de etiquetas. O app funciona muito bem para quem gosta de funções minimalistas e trabalha bem com checklists.
15. Monday
Outro exemplo de ótima ferramenta para trabalho em equipes, pois sua interface pode ser adaptada para atividades de marketing, CRM de vendas, gestão de projetos, design e mais.
No Monday, o template permite a organização de tarefas conforme o responsável, prazos e subtarefas envolvidas.
O ponto negativo é que suas customizações mais detalhadas são apenas no planos mais caros.
Como aprender a organizar melhor os seus projetos?
Portanto, contar com um gerenciador de tarefas no seu dia a dia profissional vai facilitar o andamento das tarefas, as entregas no prazo e com melhor qualidade.
Agora que você já tem em mãos dicas de aplicativos que ajudam na organização das suas tarefas, só depende de você ser um especialista organizador de tarefas e em metodologias ágeis. Aproveite para se aprofundar no assunto de Gestão de Projetos e ter mais produtividade no seu trabalho, confira o Bootcamp aqui da XP Educação e alavanque sua carreira.
